Un fichier .xlsx de 40 000 lignes, c’est puissant. Mais c’est comme un gros moteur sans volant : sans filtrage stratégique, tu risques de foncer dans le décor.
Voici comment transformer ton fichier Prospectacles en centrale de programmation intelligente, en utilisant Google Sheets et ses vues filtrées.
Étape 1 : Ouvre ton annuaire dans Google Sheets
Pourquoi Google Sheets ?
· Gratuit, accessible depuis n’importe où
· Supporte les gros fichiers sans ramer
· Permet des vues filtrées que tu peux enregistrer
· Offre des extensions de segmentation et de publipostage (on y revient plus bas)
Étape 2 : Crée ta première vue filtrée
1. Menu Données > Vues filtrées > Créer une vue filtrée
2. Donne-lui un nom parlant : “SMAC PACA - Jazz Hiver”
3. Clique sur les petites icônes à côté des en-têtes de colonnes pour filtrer :
Par exemple :
o Région : "Provence-Alpes-Côte d’Azur"
o Type : “Salle de concert” ou “Scène de musiques actuelles”
o Genre : “Musiques actuelles” ou “Jazz”
o Période : contient “décembre”, “janvier”, “février”
o Capacité : “100–300” (par exemple)
Et voilà ! Tu viens de créer un lot ciblé de contacts qualifiés. En quelques clics, tu évites de spammer 5000 structures inadaptées et tu prépares une campagne qui a du sens.
Étape 3 : Transforme ce lot en feuille indépendante (optionnel mais puissant)
Ajoute l’extension Dataxrop :
→ Dataxrop sur Google Workspace Marketplace
Elle te permet de :
· Créer une nouvelle feuille autonome à partir de ta vue filtrée
· Exporter uniquement ce sous-ensemble (ex : pour l’envoyer à un tourneur ou une attachée de diffusion)
Étape 4 : Prépare ton publipostage ciblé
Avec l’extension YAMM (Yet Another Mail Merge) :
→ YAMM ici
Tu peux :
· Envoyer des emails personnalisés à chaque contact (avec prénom, ville, nom du lieu…)
· Suivre qui ouvre, clique, répond
· Automatiser tes relances
Bonus : tu peux même ajouter une colonne “Relance envoyée le” dans ton fichier pour garder la trace.
🔄 Étape 5 : Répète l’opération pour d’autres “lots stratégiques”
Exemples de segmentation possible :
· Les bibliothèques qui programment des spectacles jeunesse dans l'Est
· Les comités des fêtes en été avec jauge 300+
· Les lieux de patrimoine pour du théâtre de répertoire
· Les centres culturels municipaux en zone rurale
Conclusion
Segmenter, c’est programmer intelligemment. Ce n’est pas une corvée administrative : c’est une manière de prendre le pouvoir sur ta diffusion.
Fini les envois dans le vide. Place à la précision chirurgicale. Google Sheets est ton scalpel. Prospectacles, ton vivier. À toi de jouer.