Xalimail pour Prospectacles, c'est quoi ?

Un outil de publipostage fusionné spécialement conçu pour les producteurs du spectacle vivant, utilisateurs de l’annuaire Prospectacles.

Xalimail envoie en quelques minutes jusqu'à 100 e-mails entièrement personnalisés à-partir de ton Google-Sheet.

Il s’intègre naturellement à ton mode de travail :
pas de plateforme compliquée, pas de compte externe, pas d’usine à gaz.
Tout se passe entre ton Google Sheets et ton Gmail.

Voici comment l’utiliser, étape par étape. En cas de difficultés, n'hésite pas à demander à Mercy l'Artiste, notre chatbot, de t'aider.

1️⃣ Rédige ton message (dans Gmail)

Va sur Gmail pour écrire ton message.

Crée un brouillon

Clique sur Nouveau message.
Ne mets aucun destinataire.

Rédige normalement

Écris ton objet et ton texte comme pour un e-mail classique.

Insére des variables

Pour personnaliser, insère à leur place les intitulés des colonnes de l'annuaire entourés de # :

Exemple :
A l'attention du #Nom#
Nous préparons actuellement une tournée en #Région# et nous aimerions nous produire à #Ville#, etc...

⚠️ L’orthographe doit être strictement identique à celle du tableur
(majuscules, accents, espaces compris).

Enregistre

Laisse le message en Brouillon et ferme Gmail.

Tu peux joindre des pièces jointes (via la fonction trombone)

2️⃣ Sélectionne les destinataires (dans Google Sheets)

Dans ton annuaire, choisis les structures auxquelles tu veux envoyer ton message.

Filtre le tableau

Utilise les filtres classiques de Google Sheets :
par exemple Ville = Lyon ou Type = Théâtre.

Coche les contacts

Dans la colonne A – SÉLECTION, coche les cases des personnes à contacter.

💡 Astuce rapide
Coche la première case, maintiens Maj (Shift), coche la dernière, puis appuie sur Espace : toute la sélection se coche d’un coup.

Vérifie le volume

La limite de sécurité est de 100 e-mails par jour.
Inutile d’en sélectionner davantage : l’outil s’arrêtera automatiquement.

3️⃣ Lance l’envoi (dans Xalimail)

Ouvre l’application

Menu :
Xalimail pour Prospectacles → Ouvrir l’application

Écran “Destinataires”

Xalimail t’indique :

ta capacité restante du jour (par défaut : 100),
le nombre de contacts sélectionnés.

Si tout est vert, clique sur Valider la sélection.

Écran “Configuration”

Choisis :

le brouillon Gmail que tu viens de créer,
l’adresse d’expéditeur (principale ou alias),
la colonne Email (souvent détectée automatiquement).

Indique à l'application si ton message contient déja une formule de désinscription ou si tu veux qu'elle ajoute automatiquement la formule "pour ne plus revoir d'email de ma part, répondre STOP en objet".

🧪 Fais un test (conseillé)

Clique sur Envoyer un test (Ligne 1).

Xalimail t'envoie un e-mail fusionné à toi-même, basé sur les informations du premier contact sélectionné.

Vérifie :

que les #variables# sont bien remplacées,
que la mise en page est correcte.

Démarre l’envoi

Si le test est concluant, clique sur Démarrer l’envoi.

4️⃣ Suivi et archivage

Une barre de progression apparaît.

⚠️ Règle d’or
Ne ferme pas la fenêtre latérale tant que l’envoi est en cours.
Tu peux changer d’onglet, mais pas fermer le tableur.

En cas d’arrêt ou d’erreur

Regarde la colonne B – STATUT :
Chaque ligne indique Envoyé le… ou la raison de l’erreur.

Le “disjoncteur” peut s’activer pour protéger ton compte.
C’est normal et volontaire.

Fin de campagne : archiver

Quand l’envoi est terminé :

Donne un nom à la campagne (ex : Relance Janvier)
Clique sur Archiver et Quitter

Xalimail :

conserve l’historique des envois,
décoche toutes les sélections,
te rend un tableau propre pour la suite.

⛔ Message “QUOTA ATTEINT”

Cela signifie que :

tu as atteint les 100 e-mails du jour,
ou que Google demande une pause.

Attends 24 heures :
les compteurs se réinitialisent automatiquement.

En résumé

Xalimail, c’est :

une sélection simple,
un message personnalisé,
un envoi sécurisé,
un suivi clair,
sans jamais quitter Google.